Política d'accés, exportació i portabilitat de dades

1. Objecte i finalitat

La present Política regula les condicions en les quals els clients de Ubilibet poden sol·licitar i rebre una còpia de les dades associades als serveis contractats, així com, quan resulti aplicable, traslladar les seves dades exportables i actius digitals a un altre proveïdor o a una infraestructura de tecnologies de la informació i les comunicacions pròpia.

La seva finalitat és garantir un procediment transparent, segur, proporcionat i traçable, evitant obstacles injustificats i facilitant la continuïtat del servei durant els processos d’exportació o canvi.

La inclusió d’un servei en aquesta Política no implica, per si sola, que aquest servei tingui la consideració de servei de tractament de dades a l’efecte del Reglament de Dades. Les obligacions específiques del capítol VI s’aplicaran únicament quan concorrin els requisits legals corresponents; en la resta dels casos, Ubilibet aplicarà aquesta Política com a compromís contractual o operatiu, sense perjudici de la normativa sectorial aplicable

2. Àmbit d'aplicació i relació amb altres normes

Aquesta Política s’aplica als clients que tinguin contractats els serveis enumerats en l’apartat 4 i en l’Annex I. Comprèn tant sol·licituds ordinàries d’exportació com processos de sortida o canvi de proveïdor.

La Política s’interpretarà de conformitat amb:

el Reglament (UE) 2023/2854, sobre normes harmonitzades per a un accés just a les dades i la seva utilització, en particular els articles 23 a 30 quan el servei tingui la consideració de servei de tractament de dades;
el Reglament (UE) 2016/679 i la normativa aplicable en matèria de protecció de dades personals;
les condicions contractuals del servei, les regles d’ICANN i dels registres corresponents, i qualsevol normativa sectorial aplicable;
els drets de propietat intel·lectual, els secrets comercials i les obligacions de seguretat i confidencialitat de Ubilibet, del client i de tercers.

Les sol·licituds relatives als drets personals d’accés, rectificació, supressió, oposició, limitació o portabilitat de l’interessat es tramitaran mitjançant el procediment específic de protecció de dades de Ubilibet. Aquesta Política no substitueix aquest procediment.

3. Definicions

Terme	Definició
Client	persona física o jurídica que contracta un o diversos serveis de Ubilibet i disposa de facultats per a sol·licitar l'exportació o el canvi.
Dades exportables	dades d'entrada i sortida, inclosos les metadades, generats directament o indirectament per l'ús del servei pel client i que poden traslladar-se sense incloure actius o dades pròpies de Ubilibet o de tercers protegits o vinculats a la seguretat interna del servei.
Actius digitals	elements en format digital sobre els quals el client té un dret d'ús independent i que poden resultar necessaris per a utilitzar eficaçment les seves dades o aplicacions en un altre entorn, incloses determinades configuracions i metadades.
Exportació ordinària	obtenció d'una còpia de dades sense que necessàriament es produeixi la terminació del servei o el canvi de proveïdor.
Canvi de proveïdor	procés pel qual el client trasllada un servei, les dades exportables i, quan escaigui, els actius digitals a un altre proveïdor o a una infraestructura pròpia, o sol·licita la seva supressió en finalitzar el servei.
Proveïdor de destí	proveïdor o tercer expressament autoritzat pel client per a rebre o assistir en la migració.
Arxiu temporal d'exportació	còpia preparada específicament per a la seva descàrrega, separada de les dades que romanguin en els sistemes operatius o còpies de seguretat de Ubilibet.
Període transitori	període que comença una vegada finalitzat el termini de preavís i durant el qual el contracte de servei continua sent aplicable mentre s'executa el procés de canvi, inclosa l'assistència al client, la continuïtat del servei i la transferència segura de les dades i actius corresponents.

4. Serveis inclosos

La Política s’aplica a les categories de servei que s’indiquen a continuació, amb l’abast concret i les limitacions establerts en l’Annex I:

Informació de compte de client i informació contractual i de facturació.
Gestió i recuperació de dominis, contactes associats i zones DNS.
Certificats digitals.
TMCH, DPML, AdultBlock i GlobalBlock.
Monitoring, vigilància de contingut, BrandIntel, BrandLock Web3 i AbuseShield.
Serveis de marques.
Correu electrònic i Hosting.

En cada cas s’exportaran únicament les dades i actius que corresponguin al servei efectivament contractat, que es trobin baix control de Ubilibet i respecte dels quals el client tingui dret d’accés o ús.

5. Tipus de sol·licitud

El client haurà d’indicar quina modalitat sol·licita:

Exportació ordinària: obtenció d’una còpia de dades sense terminació del servei.
Canvi a un altre proveïdor: trasllat de les dades exportables i actius digitals al proveïdor indicat pel client.
Canvi a infraestructura pròpia: trasllat a una infraestructura TIC local o controlada pel client.
Terminació i supressió: finalització del servei i supressió posterior de les dades exportables i actius digitals, conforme als terminis aplicables.
Exportació parcial o històrica: còpia limitada a determinats serveis, comptes, dominis, períodes o categories de dades.

6. Procediment de sol·licitud

La sol·licitud haurà d’enviar-se pel titular o per una persona autoritzada a l’equip d’Operacions de Ubilibet mitjançant el correu electrònic: soporte_clientes@ubilibet.com

La sol·licitud haurà de contenir, com a mínim, la informació indicada en l’Annex II. Quan la sol·licitud es refereixi a un canvi de proveïdor, el client haurà d’identificar al proveïdor de destí o la infraestructura pròpia, facilitar les dades de contacte necessaris i autoritzar expressament la seva intervenció.

Una vegada rebuda la sol·licitud, Ubilibet la tramitarà internament, no se sol·licitarà documentació addicional quan la identitat i l’autorització puguin verificar-se de manera suficient amb la informació disponible en el compte. Ubilibet podrà requerir informació addicional quan resulti necessari per a prevenir accessos no autoritzats, fraus, conflictes de representació o riscos per a tercers.

7. Verificació, autorització i seguretat

Ubilibet verificarà de forma proporcionada que la sol·licitud procedeix del titular del compte o d’una persona degudament autoritzada. Amb caràcter general, la verificació es realitzarà utilitzant l’adreça de contacte registrada i la informació disponible sobre el compte i els serveis afectats.

Quan existeixin dubtes raonables sobre la identitat del sol·licitant, la seva representació, l’abast de l’autorització o existeixi un risc d’accés no autoritzat, Ubilibet podrà sol·licitar la informació addicional estrictament necessària per a realitzar la verificació.

Quan les dades hagin de lliurar-se a un proveïdor de destí o a un altre tercer, serà necessària l’autorització expressa del client i la identificació suficient del destinatari.

Ubilibet conservarà evidència suficient de la sol·licitud i de les verificacions realitzades i mantindrà mesures de seguretat adequades durant la preparació i lliurament de l’exportació.

8. Terminis i continuïtat del servei

8.1 Exportacions ordinàries

A l’efecte d’aquest apartat, no tindran la consideració d’exportacions ordinàries les exportacions que formin part d’un procés de canvi a un altre proveïdor o a una infraestructura pròpia subjecte al règim previst en l’apartat 8.2.

Confirmació de recepció: dins de les 24 hores laborables següents a la recepció d’una sol·licitud completa.
Lliurament: sense demora indeguda i, amb caràcter general, dins dels 30 dies naturals següents a la validació de la sol·licitud.
Objectiu operatiu: quan el volum i la complexitat ho permetin, Ubilibet procurarà completar l’exportació dins de les 24 hores laborables següents. Aquest objectiu no constitueix un nivell de servei garantit excepte pacte exprés.

8.2 Canvis de proveïdor subjectes al Reglament de Dades

Quan resulti aplicable el capítol VI del Reglament (UE) 2023/2854, el procés s’ajustarà a les condicions contractuals i, almenys, als següents límits: El contracte establirà un termini màxim de preavís per a l’inici del procés de canvi, que podrà ser inferior però que, en cap cas, excedirà de dos mesos;

després del preavís, el període transitori obligatori no excedirà, amb caràcter general, de 30 dies naturals;
durant el període transitori Ubilibet prestarà assistència raonable, mantindrà la continuïtat del servei, informarà dels riscos coneguts i garantirà un nivell elevat de seguretat;
si el període de 30 dies fos tècnicament inviable, Ubilibet el notificarà i justificarà dins dels 14 dies hàbils següents a la sol·licitud, indicant un període alternatiu que no excedirà de set mesos;
el client disposarà d’un període mínim d’extracció de dades de 30 dies naturals després de la finalització del període transitori, sense perjudici d’un termini posterior pactat.

Els límits indicats en aquest apartat responen al règim legal aplicable al procés de canvi i no substitueixen les condicions, dependències o particularitats tècniques i operatives específiques de cada servei.

En les exportacions ordinàries i altres sol·licituds no subjectes al règim específic de l’apartat 8.2, els terminis operatius podran ajustar-se quan la sol·licitud estigui incompleta, existeixi un impediment legal o tècnic, sigui necessària la cooperació del client, del proveïdor de destí, de registres, autoritats, proveïdors o altres tercers, o concorrin riscos de seguretat que hagin de resoldre’s. Ubilibet informarà el client de la causa i, quan resulti possible, de la nova previsió de tramitació.

En els processos de canvi subjectes al capítol VI del Reglament de Dades, les situacions d’inviabilitat tècnica es gestionaran conforme a les regles específiques indicades anteriorment, sense perjudici de la necessària cooperació de les parts implicades.

9. Lliurament, formats i disponibilitat

L’exportació es lliurarà mitjançant un enllaç segur i individual. L’enllaç podrà incorporar mesures com la seva caducitat i la limitació del nombre de descàrregues. En funció de la naturalesa i sensibilitat de la informació, Ubilibet aplicarà les mesures addicionals de seguretat que resultin tècnicament disponibles i proporcionades al risc.

L’arxiu temporal romandrà disponible durant 60 dies naturals des de la seva posada a disposició. A petició del client i quan no existeixi un risc de seguretat o una obligació de supressió, Ubilibet podrà renovar l’enllaç o generar una nova exportació.

Els formats se seleccionaran atenent el servei, la interoperabilitat, la disponibilitat tècnica i la finalitat de la sol·licitud. Podran utilitzar-se, entre altres:

CSV, XLSX o JSON per a dades estructurades;
PDF per a documents, informes o justificants l’estructura dels quals hagi de preservar-se;
TXT o BIND per a zones DNS;
EML, MBOX o altres formats interoperables per a correu electrònic, quan estiguin disponibles; ZIP, TAR.GZ, SQL o altres formats habituals per a arxius, bases de dades i actius de hosting; CRT, P7B, PEM, CER o formats equivalents per a certificats i cadenes de certificació.

10. Costos

Les exportacions de dades i les actuacions obligatòries de canvi regulades per aquesta Política seran gratuïtes per al client.

Podran pressupostar-se separadament serveis professionals addicionals sol·licitats pel client que excedeixin de les obligacions legals o contractuals ordinàries, com a transformacions personalitzades, desenvolupaments específics, consultoria de migració, recuperació extraordinària d’informació o assistència presencial. Qualsevol cost addicional es comunicarà i acceptarà abans d’iniciar el treball.

11.Contingut mínim i metadades

Quan resulti necessari per a interpretar la informació lliurada, l’exportació inclourà les metadades disponibles i raonablement necessaris, incorporats en el propi arxiu exportat o en documentació auxiliar.

Com a informació contextual de l’exportació, Ubilibet inclourà, quan correspongui: data de sol·licitud; data de generació de l’exportació; format de dates utilitzat, quan resulti rellevant; i informació contextual necessària per a la correcta interpretació de les dades.

Segons el servei, el format utilitzat i les capacitats tècniques disponibles, Ubilibet podrà incorporar altres metadades relatives al compte o servei d’origen, període cobert, categories d’informació, estructura de les dades, incidències, omissions o mecanismes de comprovació d’integritat.

L’anterior no limitarà la inclusió d’altres metadades que formin part de les dades exportables quan resulti aplicable el Reglament de Dades.

12.Exclusions i limitacions

Quedaran exclosos de l’exportació, exclusivament en la mesura necessària i sense utilitzar-se per a impedir o retardar injustificadament el procés:

algorismes, models, codi, eines, metodologies, documentació interna i altres actius propis de Ubilibet o de tercers protegits per drets de propietat intel·lectual o que constitueixin secrets comercials;
dades internes del funcionament del servei la divulgació del qual pugui comprometre la seva seguretat, integritat, resiliència o la d’altres clients;
contrasenyes, tokens, llavors d’autenticació, credencials internes, claus privades no exportables i altres elements de seguretat la comunicació de la qual no resulti necessària o segura;
dades o documents de tercers quan el client no tingui dret a rebre’ls o el seu lliurament estigui prohibit per la normativa aplicable;
informació que no estigui baix control de Ubilibet i l’obtenció del qual exigeixi un procediment separat davant registres, autoritats, proveïdors o tercers;
dades eliminades conforme als períodes de conservació aplicables o que no es trobin disponibles en els sistemes actius i còpies de seguretat ordinàries;
informació l’extracció de la qual requereixi el desenvolupament de noves tecnologies o serveis no previstos, excepte acord específic.

Les exclusions no s’aplicaran a les dades d’entrada o sortida, informes, resultats, configuracions o actius digitals pertanyents al client o llocs a la seva disposició, tret que concorri una limitació legal, contractual o de seguretat específica i degudament justificada.

13.Protecció de dades, confidencialitat i tercers

Quan l’exportació contingui dades personals, Ubilibet actuarà conforme al paper que li correspongui en cada servei i aplicarà mesures de minimització, control d’accés, confidencialitat i seguretat. La presència de dades personals de tercers no impedirà automàticament l’exportació quan Ubilibet els tracti per compte del client i el lliurament respongui a una instrucció vàlida i documentada.

El client serà responsable que la seva sol·licitud, la recepció i l’ús posterior de les dades comptin amb base jurídica i respectin els drets de tercers. El proveïdor de destí haurà de quedar subjecte a obligacions adequades de confidencialitat, seguretat i protecció de dades.

Quan existeixin secrets comercials o informació confidencial, Ubilibet podrà adoptar mesures proporcionades per a preservar la seva confidencialitat, inclosa la limitació d’accés, el lliurament parcial, el xifratge o la subscripció de compromisos específics, sempre que tals mesures no impedeixin l’exercici dels drets legalment reconeguts al client.

14.Supressió i conservació

L’eliminació de l’arxiu temporal d’exportació no equival a la supressió de les dades existents en els sistemes del servei. Totes dues actuacions es gestionaran de manera separada.

L’arxiu temporal d’exportació s’eliminarà en finalitzar el seu període de disponibilitat.
Quan el client sol·liciti la terminació o el canvi i aquest hagi conclòs correctament, Ubilibet suprimirà les dades exportables i actius digitals generats directament pel client o relacionats amb ell després del període d’extracció aplicable.
Podran conservar-se dades quan existeixi una obligació legal, una necessitat de defensa enfront de reclamacions, una instrucció vàlida del client o un període tècnic de sobrescritura de còpies de seguretat.
La conservació residual en còpies de seguretat estarà limitada, protegida i no serà utilitzada per a fins ordinaris.

15. Informació contractual, tècnica i internacional

Les condicions específiques del canvi de proveïdor, les categories exhaustives de dades i actius exportables, les exclusions, els terminis, la terminació i, si és el cas, els costos addicionals hauran de reflectir-se en el contracte o en documentació contractual incorporada per referència.

Ubilibet mantindrà informació tècnica actualitzada sobre les estructures i formats de les dades, els estàndards aplicables, les interfícies disponibles i les limitacions conegudes. Així mateix, facilitarà la informació exigible sobre la jurisdicció aplicable a la infraestructura utilitzada i sobre les mesures adoptades per a prevenir accessos o transferències internacionals il·lícites de dades no personals per autoritats de tercers països.

Per a dominis, certificats, marques i serveis prestats mitjançant registres, autoritats o tercers proveïdors, el procés quedarà també subjecte a les seves regles tècniques i procedimentals, que podran exigir validacions o tràmits addicionals.

16. Actualització de la política i contacte

Ubilibet revisarà aquesta Política almenys anualment i quan es produeixin canvis rellevants en els serveis, formats, infraestructura o normativa aplicable. Les consultes i sol·licituds relacionades amb aquesta Política podran dirigir-se a: soporte_clientes@ubilibet.com

Annex I.

Categories de dades i actius exportables per servei

La relació següent ha de validar-se amb els responsables tècnics i de producte. Les dades s’inclouran quan corresponguin al servei contractat, es trobin baix control de Ubilibet i el client tingui dret a rebre’ls. L’expressió “quan resulti aplicable” evita comprometre el lliurament d’elements que no existeixin, no formin part del producte o depenguin de tercers.